Hvilke dokumenter skal min skole udfylde?
Praktikdokumenter
Din skole fastlægger, hvilke dokumenter der er nødvendige
Der findes ikke én fælles praktikaftale, som bruges af alle uddannelser. Din skole eller dit universitet afgør, hvilke dokumenter der skal udfyldes, godkendes og underskrives.
Skolen udarbejder normalt de dokumenter, der beskriver uddannelsens krav. Den lokale partner udfylder oplysninger om praktikstedet, de mulige opgaver, arbejdstiderne og den lokale kontaktperson.
VITA hjælper med at koordinere processen og formidle dokumenterne, men kan kun udfylde eller underskrive oplysninger, der vedrører VITAs egen rolle.
Kort fortalt
Dokumenterne udfyldes ofte af flere parter
Din skole
Beskriver uddannelsens krav
Skolen angiver blandt andet læringsmål, periode, timetal, evalueringskrav og den akademiske godkendelse.
Den lokale partner
Beskriver praktikstedet
Partneren udfylder relevante oplysninger om organisationen, opgaverne, arbejdstiderne og den lokale kontaktperson.
Dig og VITA
Samler og koordinerer
Du udfylder dine personlige oplysninger, mens VITA hjælper med at få dokumenterne til de rette personer.
Vigtigt
VITA er ikke nødvendigvis dit praktiksted
Din praktik gennemføres normalt hos en lokal organisation, institution, klinik, skole, NGO eller virksomhed. Det er derfor denne organisation, der skal stå som praktiksted eller værtsorganisation, når dokumentet handler om den daglige gennemførelse af praktikken.
VITA kan angives som formidler eller koordinerende organisation, når dokumentets opbygning giver mulighed for det. VITA kan ikke underskrive på vegne af den lokale partner eller bekræfte lokale forhold, som partneren selv er ansvarlig for.
Typiske dokumenter
Hvilke dokumenter kan skolen sende?
Navne og indhold varierer mellem uddannelser. Din skole kan blandt andet bruge følgende dokumenter:
Praktikaftale
En aftale mellem den studerende, uddannelsesinstitutionen og praktikstedet.
Kan indeholde periode, ansvar, arbejdstid, læringsmål, forsikring og underskrifter.
Learning Agreement
Bruges blandt andet på visse internationale uddannelser og Erasmus+-forløb.
Beskriver praktikperioden, læringsudbyttet og den forventede anerkendelse af opholdet.
Læringsmål
En beskrivelse af de faglige og personlige kompetencer, du skal arbejde med.
Læringsmålene udarbejdes normalt af skolen eller i samarbejde mellem dig og din praktikansvarlige.
Praktikkrav eller godkendelsesskema
Et skema med uddannelsens krav til timer, varighed, opgaver og vejledning.
Skemaet hjælper VITA og partneren med at vurdere, om kravene kan opfyldes.
Evalueringsskema
Et dokument, som den lokale kontaktperson skal udfylde under eller efter praktikken.
Det bør sendes før afrejse, så partneren kan bekræfte, at evalueringen er mulig.
Fremmøde- eller timeseddel
Bruges til at dokumentere de timer eller dage, du har deltaget.
Skolen bør oplyse, om den kræver daglig, ugentlig eller afsluttende underskrift.
Forsikrings- eller ansvarsdokument
Nogle skoler bruger et særskilt dokument om ansvar, ulykke eller forsikringsforhold.
Det skal være tydeligt, hvilken part der skal dokumentere eller underskrive den enkelte forsikring.
Sikkerheds- eller risikovurdering
Enkelte uddannelser kræver oplysninger om destinationen, praktikstedet og lokale procedurer.
Spørgsmålene fordeles mellem skolen, den studerende, VITA og partneren alt efter emnet.
Hvem udfylder de enkelte oplysninger?
| Oplysning | Udfyldes normalt af | Godt at vide |
|---|---|---|
| Dine personlige oplysninger | Dig | Kontrollér navn, studienummer, uddannelse og kontaktoplysninger. |
| Uddannelsens læringsmål | Skolen og dig | Målene skal kunne forstås og vurderes af den lokale partner. |
| Krav til timer og varighed | Skolen | Partneren skal derefter bekræfte, hvad der er muligt lokalt. |
| Praktikstedets navn og adresse | Partneren | Oplysningerne skal vedrøre den organisation, hvor praktikken gennemføres. |
| Lokale arbejdsopgaver | Partneren | Opgaverne beskrives ud fra din profil og organisationens aktuelle arbejde. |
| Lokal kontaktperson | Partneren | Titel og funktion kan være anderledes end en dansk praktikvejleders. |
| Akademisk vejleder | Skolen | Dette er normalt en underviser eller praktikansvarlig på din uddannelse. |
| VITAs kontaktoplysninger | VITA | Tilføjes, når dokumentet har et felt til formidler eller koordinator. |
| Akademisk godkendelse | Skolen | Skolen afgør, om praktikken kan indgå i uddannelsen. |
Bed skolen om dette
Skolens krav skal være tydelige
Før dokumenterne sendes til VITA, bør din skole have oplyst:
Trin for trin
Sådan får du dokumenterne udfyldt
Få dokumenterne fra skolen
Bed om alle skemaer, læringsmål, vejledninger og krav. Kontrollér samtidig skolens frister og godkendelsesproces.
Udfyld dine egne oplysninger
Udfyld navn, uddannelse, studienummer, datoer og andre felter, som vedrører dig. Undlad at gætte oplysninger om partneren.
Send dokumenterne samlet til VITA
Send alle sider, bilag og instruktioner på én gang. Oplys tydeligt, hvilke felter der skal udfyldes, og hvem skolen forventer skal underskrive.
VITA gennemgår dokumenterne
VITA kontrollerer, hvilke oplysninger der vedrører VITA, og hvilke dele der skal sendes til den lokale partner.
Partneren vurderer og udfylder sin del
Partneren kontrollerer opgaver, periode, kapacitet, lokal kontaktperson og andre forhold, som vedrører praktikstedet.
Skolen gennemfører sin godkendelse
Når oplysningerne er samlet, vurderer skolen, om praktikken opfylder uddannelsens krav.
Gem den endelige version
Kontrollér, at alle nødvendige sider og underskrifter er med, og gem den endeligt godkendte version i dit dashboard.
Sprog og filformat
Dokumenterne skal kunne forstås af partneren
Hvis den lokale partner skal læse eller underskrive dokumentet, skal det normalt være på engelsk eller på et andet sprog, som partneren har accepteret.
En dansk version kan bruges internt af skolen, men partneren kan ikke forventes at underskrive et dokument, som organisationen ikke kan forstå.
Send helst dokumenterne som en tydelig PDF eller i et redigerbart format. Fotografier af ufuldstændige eller uklare sider kan forsinke behandlingen.
Hvilken type underskrift accepteres?
Skolen afgør, om den accepterer digital underskrift, scannet underskrift eller kræver en original underskrift.
Den lokale partner kan have andre administrative muligheder end en dansk institution. Nogle organisationer bruger digital underskrift, mens andre underskriver og scanner dokumentet.
Hvad skal skolen oplyse om krav til vejleder?
Hvis skolen kræver, at din lokale vejleder har en bestemt uddannelse, profession, titel eller autorisation, skal kravet beskrives præcist.
En lokal kontaktperson kan være projektleder, koordinator, lærer, sundhedsmedarbejder, afdelingsleder eller en anden erfaren medarbejder. Funktionen er ikke nødvendigvis opbygget som en dansk praktikvejlederrolle.
Partneren skal derfor have mulighed for at vurdere kravet, før skolen godkender praktikken.
Undgå forkerte oplysninger
Skolen bør ikke udfylde partnerens oplysninger på forhånd
Felter om praktikstedets juridiske navn, adresse, lokale ansvarlige, arbejdsopgaver, arbejdstider eller forsikringsforhold bør ikke udfyldes ud fra antagelser.
Lad de relevante felter stå åbne, så VITA kan sende dem til den organisation, der faktisk skal bekræfte oplysningerne.
Hvad gør du, hvis dokumenterne ændres?
Send altid den nyeste version til VITA og markér tydeligt, hvad der er ændret. Undgå at have flere næsten ens versioner i omløb.
Hvis skolen ændrer krav til periode, timer, opgaver, vejleder eller evaluering, skal partneren have mulighed for at vurdere de nye krav.
En tidligere accept gælder ikke automatisk for et dokument med væsentligt ændrede vilkår.
Almindelige fejl
Det forsinker ofte behandlingen
Din tjekliste
Før du sender dokumenterne
Næste skridt
Send dokumenterne så tidligt som muligt
Når du har modtaget skolens praktikaftale, læringsmål og øvrige krav, skal du sende materialet samlet til VITA. Vi gennemgår, hvilke dele der skal videre til den lokale partner.