Sådan bruger du dit VITA-dashboard

Din digitale base

Her samler du trådene frem mod afrejse

Dit VITA-dashboard er det centrale sted for forberedelsen af dit ophold. Her kan du følge dit forløb og finde de oplysninger og dokumenter, der bliver gjort tilgængelige for dig undervejs.

Brug dashboardet løbende – ikke kun lige efter din tilmelding. Nye oplysninger kan blive tilføjet, efterhånden som din placering, rejsen og den lokale modtagelse bliver planlagt.

Dit ophold samlet ét sted

Hvad finder du i dashboardet?

Oplysninger om dit program Din destination, opholdsperiode, programtype og de vigtigste oplysninger om din tilmelding.

Bekræftelser og betaling Relevante bekræftelser, betalingsoplysninger og frister knyttet til dit ophold.

Forberedelsesmateriale Praktiske vejledninger, landeguide, information om forsikring, sundhed, visum, ankomst og livet på destinationen.

Opgaver i din forberedelse Oplysninger eller dokumenter, som VITA har brug for, før den lokale modtagelse kan færdigplanlægges.

En god rutine

Sådan bruger du dashboardet trin for trin

1. Kontrollér oplysningerne om dit ophold Se efter, at destination, program, startdato, slutdato og varighed stemmer med det, du har aftalt med VITA.

2. Begynd med de nyeste oplysninger Gennemgå nye dokumenter og beskeder, når du får besked om, at noget er blevet tilføjet eller opdateret.

3. Læs materialet – også det, der ikke kræver handling Nogle dokumenter skal udfyldes, mens andre skal læses grundigt. Begge dele er vigtige for din forberedelse.

4. Følg instruktionerne ved hver opgave Når VITA beder om en oplysning eller et dokument, skal du bruge den fremgangsmåde og frist, der står i forbindelse med opgaven.

5. Vend tilbage til dashboardet regelmæssigt Din forberedelse udvikler sig over tid. Det, du ser lige efter tilmeldingen, er derfor ikke nødvendigvis hele dit endelige forberedelsesmateriale.

Læs før du udfylder

Dokumenterne har forskellige formål

Nogle dokumenter bekræfter dit ophold. Andre hjælper dig med at forstå destinationen, din rolle og den praktiske hverdag. Der kan også være formularer, som skal udfyldes eller underskrives.

Læs altid instruktionerne, før du sender noget. Kontrollér, at alle sider er med, at teksten kan læses, og at dokumentet er udfyldt og underskrevet de nødvendige steder.

Er du i tvivl om, hvorvidt et dokument gælder for dig, skal du spørge VITA i stedet for at springe det over.

Hvilke oplysninger kan du blive bedt om?

Det afhænger af dit program og din destination, men det kan blandt andet være:

pasoplysninger
ankomst- og afrejseoplysninger
dokumentation for rejseforsikring
medicinske oplysninger eller et sundhedsskema
straffeattest, når programmet kræver det
CV, motivationsbrev eller faglig dokumentation
praktikdokumenter fra din skole eller uddannelse

Du skal kun indsende de oplysninger, der bliver efterspurgt i forbindelse med dit konkrete ophold.

Ikke alle oplysninger kommer på samme tid

De generelle dokumenter kan ofte læses tidligt i forløbet. Mere konkrete oplysninger om eksempelvis ankomst, lokale kontaktpersoner, indkvartering eller den første dag kan blive tilføjet senere.

Det skyldes, at den lokale partner løbende planlægger opholdet ud fra din periode, kapaciteten og de praktiske forhold på destinationen.

At en lokal detalje endnu ikke står i dashboardet, betyder derfor ikke nødvendigvis, at den er blevet glemt.

Brug både din e-mail og dit dashboard

Du kan modtage en e-mail, når der sker noget nyt i dit forløb. E-mailen gør dig opmærksom på opdateringen, mens selve dokumentet eller den konkrete information kan ligge i dashboardet.

Kontrollér derfor både din indbakke, din mappe med uønsket post og dit dashboard under hele forberedelsen.

Giv landeguiden særlig opmærksomhed

Landeguiden hjælper dig med at omsætte den generelle forberedelse til netop din destination. Her kan du blandt andet finde information om indrejse, sundhed, penge, kommunikation, kultur og praktiske forhold.

Du finder de konkrete oplysninger i dit dashboard eller din landeguide. Læs materialet tidligt, og vend tilbage til det igen kort før afrejse.

Beskyt din adgang og dine personlige oplysninger

Dit dashboard kan indeholde personlige oplysninger og dokumenter. Brug derfor din egen adgang, og del ikke dit password med andre.

Log ud, når du bruger en delt computer, og send kun følsomme dokumenter gennem den kanal, som VITA har anvist.

Kan du ikke finde det, du leder efter?

Kontrollér først, at du er logget ind med den e-mailadresse, der er knyttet til din ansøgning. Se derefter efter, om oplysningerne ligger i et dokument om programmet eller destinationen.

Har du glemt dit password, skal du bruge muligheden for at nulstille det på login-siden.

Kontakt VITA, hvis din tilmelding mangler, et dokument ikke kan åbnes, eller en vigtig oplysning ikke stemmer. Undgå at oprette en ny profil, da det kan skabe to separate sager.

Fortsæt din forberedelse

Log ind og se dit næste trin

Begynd med at kontrollere oplysningerne om dit ophold og læse de nyeste dokumenter. Tag derefter én opgave ad gangen – dashboardet hjælper dig med at bevare overblikket frem mod afrejse.

Log ind på dit dashboard