Hvilke dokumenter skal jeg uploade før afrejse?

Gør din sag klar

Dit dashboard viser præcis, hvad vi har brug for

Du skal ikke uploade den samme standardpakke som alle andre. De nødvendige dokumenter afhænger af din destination, programtype, alder og eventuelle faglige krav.

I dit VITA-dashboard kan du se, hvilke oplysninger og dokumenter der gælder for netop dit ophold. Nogle kan afleveres tidligt i forløbet, mens andre først bliver relevante, når du har bestilt rejsen eller fået dit visum.

Upload kun det, du bliver bedt om, og følg den frist, der står ved den enkelte opgave.

De mest almindelige dokumenter

Hvad bliver deltagere typisk bedt om?

Kopi af pas eller identitetsdokument Dokumentet bruges blandt andet til at kontrollere dine oplysninger og kan være nødvendigt i forbindelse med lokal registrering, visum, indkvartering eller ankomst.

Dokumentation for rejseforsikring Forsikringen skal dække hele opholdet. Dokumentationen bør tydeligt vise dit navn, forsikringsperioden og de vigtigste kontaktoplysninger.

Rejse- og flyoplysninger Når rejsen er bestilt, kan du blive bedt om at registrere din ankomst, afrejse, flynumre og tidspunkter. Oplysningerne gør det muligt at planlægge din modtagelse.

Helbredsoplysninger Afhængigt af programmet kan du blive bedt om at udfylde et helbredsskema eller fremsende en lægeerklæring. Formålet er at forberede et ophold, der tager højde for relevante behov og sikkerhedsforhold.

Afhænger af dit program

Du kan også blive bedt om supplerende dokumenter

Nogle ophold kræver mere dokumentation end andre. Det kan eksempelvis være:

straffeattest
CV og motivationsbrev
dokumentation for uddannelse, erfaring eller autorisation
praktikaftale eller dokumenter fra din skole
en underskrevet deltageraftale, adfærdskodeks eller samtykkeerklæring
pasfoto, hvis det kræves til lokal registrering
kopi af visum eller anden indrejsetilladelse, når det er relevant

Et dokument på denne liste er ikke automatisk nødvendigt for dig. Det er opgaverne i dit dashboard, der viser, hvad dit konkrete ophold kræver.

Hvorfor skal dokumenterne afleveres?

Dokumenterne er ikke bare en administrativ formalitet. De hjælper VITA og den lokale partner med at forberede de praktiske rammer omkring din deltagelse.

Oplysningerne kan blandt andet være nødvendige for at:

kontrollere, at du opfylder programmets krav
koordinere din placering og eventuelle praktikdokumenter
planlægge indkvartering og ankomst
forberede relevant støtte eller særlige hensyn
give den lokale organisation de oplysninger, den skal bruge for at modtage dig

Sørg for, at dokumenterne kan bruges

Før du uploader et dokument, bør du kontrollere, at:

hele dokumentet er synligt og ikke beskåret

tekst, numre og datoer er lette at læse

alle relevante sider er med

dokumentet er udfyldt og underskrevet de nødvendige steder

dokumentet stadig er gyldigt på tidspunktet for opholdet

Et uklart foto eller en manglende side kan forsinke behandlingen, fordi VITA eller partneren må bede dig sende dokumentet igen.

God tid gør det lettere

Hvornår skal du uploade dokumenterne?

Upload dokumenterne så snart de er klar, og følg altid den frist, der står i dit dashboard eller i beskeden fra VITA.

Vent ikke til de sidste dage før afrejse. Nogle oplysninger skal kontrolleres eller sendes videre, før partneren kan færdiggøre din placering, din indkvartering eller din ankomst.

Kan du ikke nå en frist, eller venter du på et dokument fra en myndighed, skole eller læge, skal du kontakte VITA så tidligt som muligt.

En upload erstatter ikke de originale rejsedokumenter

Selvom du har sendt en kopi til VITA, skal du stadig medbringe de originale dokumenter, som kræves på rejsen.

Hav blandt andet dit pas eller identitetskort, visum, forsikringsoplysninger og eventuelle sundheds- eller vaccinationsdokumenter ved hånden, når de er relevante for din destination.

Opbevar også digitale eller udskrevne kopier adskilt fra originalerne, så du stadig har adgang til de vigtigste oplysninger, hvis noget bliver væk.

Har noget ændret sig efter din upload?

Kontakt VITA, hvis du får nyt pas, ændrer fly, skifter forsikring eller opdager en fejl i et dokument, du allerede har sendt.

De oplysninger, som VITA og partneren bruger til at organisere dit ophold, skal afspejle din aktuelle situation.

Se din personlige liste

Log ind og kontrollér dine dokumentopgaver

Start med de dokumenter, du allerede har, og tag derefter én opgave ad gangen. Dit dashboard viser, hvad der mangler for at gøre dit ophold klar til afrejse.

Log ind på dit dashboard