Hvordan og hvornår kontakter jeg den lokale partner?

Din første lokale kontakt

Du må gerne tage kontakt, så snart din tilmelding er valideret

Når din tilmelding er valideret, og du har modtaget kontaktoplysningerne, kan du sende en kort besked til den lokale partner eller koordinator.

Nogle partnere kontakter selv deltagerne før afrejse, men det er ikke tilfældet på alle programmer. Mange koordinatorer tager først den mere konkrete kontakt tæt på ankomsten eller møder dig, når du er kommet frem.

Vi anbefaler alligevel, at du sender en kort introduktion. Så ved du, at du har gemt det rigtige nummer, og at kontakten eksempelvis fungerer på WhatsApp.

Det rette tidspunkt

Hvornår bør du skrive?

Du kan tage den første kontakt når som helst efter valideringen af din tilmelding, så snart kontaktoplysningerne er tilgængelige i dit dashboard eller din landeguide.

Den første besked behøver ikke at vente, til alle rejsedetaljer er på plads. Formålet er blot at præsentere dig og sikre, at kommunikationskanalen fungerer.

Når afrejsen nærmer sig, kan kontakten bruges mere konkret til oplysninger om ankomst, afhentning eller andre lokale forhold.

En enkel introduktion

Hvad kan du skrive i den første besked?

Hold beskeden kort og venlig. Oplys dit navn, hvilket program du skal deltage i, og hvornår du forventer at ankomme.

Du behøver ikke sende en lang præsentation af hele din baggrund. Partneren har normalt allerede modtaget de relevante oplysninger om din deltagelse gennem VITA.

Hvad hvis partneren ikke skriver først?

Det er helt normalt. På mange destinationer arbejder koordinatorerne primært med deltagere, der allerede er ankommet, og den daglige kontakt begynder derfor først på stedet.

Et kort svar eller manglende løbende kontakt flere uger eller måneder før afrejse betyder ikke, at din ankomst ikke bliver forberedt.

De vigtigste oplysninger om dit ophold vil fortsat blive samlet og kommunikeret gennem VITA, dit dashboard og dine forberedelsesdokumenter.

Den rigtige kontakt til spørgsmålet

Skal du skrive til VITA eller den lokale partner?

Kontrollér kontakten før afrejse

Kort før du rejser, bør du:

• gemme nummeret med den korrekte landekode
• kontrollere, at nummeret fungerer på WhatsApp, hvis det er den aftalte kanal
• notere navnet på din lokale kontaktperson
• læse ankomstvejledningen igen
• gemme kontaktoplysningerne, så du også har adgang til dem uden internet
• have VITAs kontaktoplysninger tilgængelige som supplement

Hvornår skal du kontakte partneren under rejsen?

Kontakt den lokale koordinator hurtigst muligt, hvis dit fly bliver væsentligt forsinket, din rute ændres, eller du forventer at ankomme senere end planlagt.

Når du lander, skal du følge ankomstvejledningen fra dit dashboard eller din landeguide. Kan du ikke finde den aftalte chauffør eller kontaktperson, skal du bruge de numre, du har fået, før du forlader det aftalte mødested.

Send gerne en kort besked, når du er landet, hvis det fremgår af instruktionerne, eller hvis du har aftalt det med koordinatoren.

På destinationen er koordinatoren din første lokale kontakt

Når opholdet er begyndt, skal spørgsmål om den daglige organisering som udgangspunkt tages op med den lokale koordinator.

Det kan være spørgsmål om arbejdstider, opgaver, transport, måltider, indkvartering eller samarbejdet med de øvrige deltagere.

Mange mindre misforståelser kan løses hurtigt, når de bliver forklaret direkte og roligt til den person, der organiserer hverdagen.

Hvis der opstår et problem

Fortæl først den lokale koordinator, hvad der er sket, og hvad du har brug for hjælp til. Giv så vidt muligt teamet mulighed for at undersøge situationen og foreslå en løsning.

Kontakt også VITA, hvis problemet er alvorligt, ikke bliver løst, vedrører din sikkerhed eller får dig til at overveje at ændre eller afbryde opholdet.

Tag kontakt, før du træffer en større beslutning. Det giver VITA og partneren mulighed for at forstå situationen og undersøge relevante løsninger sammen med dig.

Find dine kontaktoplysninger

Gem din lokale kontakt allerede nu

Log ind på dit dashboard, find kontaktoplysningerne for dit ophold, og send en kort introduktion, når de er tilgængelige. Så er forbindelsen etableret, før rejsen begynder.