Hvad gør jeg, hvis mine planer ændrer sig før afrejse?

Planer kan ændre sig

Kontakt VITA så tidligt som muligt

Der kan ske meget mellem tilmeldingen og afrejsen. Måske ændrer din skole praktikperioden, du får nye eksamensdatoer, din arbejdssituation ændrer sig, eller personlige forhold gør det nødvendigt at justere rejsen.

Det betyder ikke nødvendigvis, at du skal opgive dit ophold. Kontakt VITA, så snart du bliver opmærksom på ændringen. Jo tidligere vi får besked, desto bedre mulighed har vi for at undersøge relevante alternativer sammen med den lokale partner.

En ændring gælder først, når den er undersøgt og bekræftet skriftligt. Indtil da er det din oprindelige bekræftelse, der gælder.

Fortæl os, hvad der har ændret sig

Hvilke ændringer skal VITA kende til?

Kontakt VITA, hvis ændringen påvirker en vigtig del af dit ophold, eksempelvis:

• din start- eller slutdato
• opholdets varighed
• destinationen eller det valgte program
• din skoles krav eller godkendelse af en studiepraktik
• helbredsforhold eller behov, som er relevante for opholdet
• muligheden for overhovedet at gennemføre rejsen
• din ankomst, hvis ændringen påvirker den aftalte modtagelse eller afhentning

Mindre ændringer, der ikke påvirker programmet, kan ofte blot opdateres i dit dashboard. Er du i tvivl, er det bedst at give VITA besked.

Gør det nemt at undersøge mulighederne

Send din ændringsanmodning skriftligt

Beskriv kort og konkret:

• hvilket ophold din henvendelse vedrører
• hvad der har ændret sig
• hvilke datoer eller alternativer der nu vil passe dig
• om du allerede har bestilt fly eller andre ydelser
• om ændringen skyldes krav fra din skole, sygdom eller en anden dokumenterbar situation

Du behøver ikke selv kontakte flere lokale organisationer for at finde en løsning. VITA samler oplysningerne og afklarer de programrelaterede muligheder med den relevante partner.

Hvad sker der, når du har kontaktet VITA?

Vi undersøger, om den ønskede ændring kan gennemføres. Det afhænger blandt andet af partnerens kapacitet, programmets regler, sæsonen, de lokale forhold og hvor langt forberedelsen allerede er kommet.

En løsning kan eksempelvis være nye datoer, en anden varighed, et alternativt program eller en udsættelse. Det konkrete alternativ afhænger altid af din situation og af, hvad den lokale partner kan godkende.

Hvis ændringen accepteres, modtager du en skriftlig bekræftelse. Kontrollér derefter de nye datoer, betalingsoplysninger, dokumentkrav og rejsebetingelser.

Kan alle ændringer accepteres?

Vi gør vores bedste for at finde en brugbar løsning, men en ændring kan ikke garanteres. En plads, der var ledig på de oprindelige datoer, er ikke nødvendigvis ledig på et andet tidspunkt.

Nogle programmer modtager kun deltagere på bestemte datoer, kræver en minimumsvarighed eller har begrænset kapacitet i bestemte perioder.

Bestil derfor ikke nye flybilletter eller anden ikke-refunderbar transport, før du har modtaget den opdaterede bekræftelse.

Økonomiske konsekvenser

Kan en ændring påvirke prisen?

Ja. Prisen kan ændre sig, hvis den nye periode, varighed, destination eller programtype har andre lokale omkostninger.

Der kan også være administrationsomkostninger, valutaforskelle eller beløb, som allerede er brugt eller forpligtet i forbindelse med din oprindelige reservation.

VITA informerer dig om de kendte konsekvenser, før en ny løsning bekræftes. Udgifter til ændring af fly, privat indkvartering eller andre eksterne reservationer skal du afklare direkte med den relevante udbyder og eventuelt dit forsikringsselskab.

Er det kun din flyrejse, der har ændret sig?

Hvis flyselskabet ændrer flynummer, rute eller tidspunkt, men dine programdatoer forbliver de samme, skal du opdatere oplysningerne i dit dashboard hurtigst muligt.

Kontakt også VITA, hvis den nye rejseplan betyder, at du ikke længere ankommer inden for det aftalte tidsrum, eller hvis en planlagt afhentning kan blive påvirket.

Sker ændringen kort før afrejse eller under rejsen, skal du desuden følge de kontaktinstruktioner, du har fået til den lokale koordinator.

Hvis du måske slet ikke kan rejse

Kontakt VITA med det samme, også selvom din situation endnu ikke er endeligt afklaret. Det giver os mulighed for at undersøge mulighederne, før flere lokale forberedelser eller omkostninger bliver sat i gang.

Ved alvorlig sygdom, ulykke eller en anden uforudsigelig hændelse kan du blive bedt om dokumentation. Muligheden for udsættelse, ombooking eller eventuel økonomisk behandling vurderes konkret ud fra partnerens beslutning og de omkostninger, der allerede er afholdt.

Kontakt også din afbestillings- eller rejseforsikring hurtigt, da der kan gælde særlige frister for at anmelde en hændelse.

Vent ikke med at give besked

Start med at kontrollere dit nuværende ophold

Find din bekræftelse og dine aktuelle datoer i dashboardet. Kontakt derefter VITA skriftligt med det, der har ændret sig, og det alternativ, du gerne vil have undersøgt.