Hvordan kommunikerer jeg bedst med den lokale koordinator?
God kommunikation gør hverdagen lettere
Spørg, forklar og sig til i god tid
Din lokale koordinator er en vigtig kontaktperson under opholdet. Det er typisk her, du får svar på spørgsmål om opgaver, arbejdstider, transport, indkvartering og den daglige organisering.
Du behøver ikke vente, til noget er blevet et stort problem. Hvis en instruktion er uklar, du mangler opgaver, ikke forstår en ændring eller har brug for hjælp, så tag det op tidligt.
Åben og respektfuld kommunikation giver den lokale partner den bedste mulighed for at forstå situationen og reagere på den.
Gør det konkret
Forklar, hvad du har brug for
Husk, at kommunikationskulturen kan være anderledes
Måden, man kommunikerer på, varierer fra land til land og fra organisation til organisation. Direkte dansk kommunikation kan nogle steder opleves som meget kontant, mens en mere indirekte kommunikationsform omvendt kan være svær at fortolke, hvis du ikke er vant til den.
Der kan også være andre normer omkring hierarki, feedback, konflikter og hvem der træffer beslutninger.
Vær derfor nysgerrig: spørg, hvad der menes, og giv plads til, at en situation kan have en anden forklaring end den, du først forestiller dig.
Brug den kommunikationskanal, partneren anbefaler
Nogle lokale teams bruger beskeder eller gruppechats til den daglige koordinering, mens andre foretrækker samtaler på programstedet, telefon eller e-mail.
Følg den kommunikationsform, du får anvist, og hold øje med beskeder om ændringer i mødetider, transport eller aktiviteter.
Tag små problemer op, mens de stadig er små
Hvis du eksempelvis mangler opgaver, ikke ved, hvornår du skal møde, oplever problemer i boligen eller er utilpas med en situation på projektet, så sig det.
Koordinatoren kan ikke nødvendigvis vide, hvordan du oplever situationen, hvis du ikke fortæller det. Det, der virker tydeligt for dig, kan se helt anderledes ud fra den lokale organisations perspektiv.
Giv også partneren mulighed for at forklare situationen og foreslå en løsning, før du træffer større beslutninger om dit ophold.
Ved et vigtigt eller uløst problem
Hvis problemet er væsentligt, kan det være en god idé at opsummere det skriftligt efter en samtale, så der ikke opstår tvivl om, hvad I har aftalt.
Hvis du ikke oplever, at situationen bliver håndteret tilfredsstillende af den lokale partner, skal du kontakte VITA skriftligt så hurtigt som muligt og forklare, hvad der er sket, hvem du allerede har talt med, og hvilke løsninger der er blevet drøftet.
Ved en akut sikkerheds- eller sundhedssituation skal du naturligvis ikke vente på en almindelig samtale, men følge de lokale nødprocedurer og søge den nødvendige hjælp med det samme.
Uenighed er ikke nødvendigvis en konflikt
Du må gerne stille spørgsmål, foreslå en anden løsning eller sige, at du ikke forstår en beslutning. Godt samarbejde betyder ikke, at alle altid skal være enige.
Hold fokus på situationen og den mulige løsning frem for personen. En rolig og konkret dialog gør det som regel lettere for alle parter at komme videre.
Samarbejde på tværs af kulturer
Respekt, nysgerrighed og tydelighed går hånd i hånd
Et godt internationalt samarbejde handler både om at kunne tilpasse sig lokale arbejdsgange og om at kommunikere tydeligt, når du har spørgsmål eller oplever et problem.