Sådan melder du et problem under opholdet
Sig til, mens problemet kan løses
Meld problemer hurtigt og konkret
Hvis noget ikke fungerer under dit ophold, er det vigtigt at sige til, mens du stadig er på destinationen. Jo tidligere problemet bliver kendt, desto bedre mulighed har den lokale partner for at undersøge situationen og forsøge at finde en løsning.
Start som udgangspunkt med din lokale koordinator. Hvis problemet ikke bliver håndteret tilfredsstillende, skal du kontakte VITA skriftligt hurtigst muligt.
Sådan gør du
Fire trin gør det lettere at hjælpe
Beskriv problemet så konkret som muligt. Fortæl, hvad der er sket, hvornår det begyndte, og hvordan det påvirker dit ophold.
Det er lettere at finde en løsning, når problemet er tydeligt. Fortæl eksempelvis, om du mangler information, har brug for en reparation, ønsker en afklaring af dine opgaver eller har brug for hjælp til en konkret situation.
Mange forhold kan løses lokalt. En samtale kan føre til en forklaring, en praktisk ændring eller en anden løsning, som ikke var synlig for dig fra starten.
Hvis du ikke får hjælp, ikke kan få kontakt til den relevante person eller ikke oplever, at problemet bliver håndteret tilfredsstillende, skal du kontakte VITA skriftligt. Så kan vi hjælpe med at afklare situationen og tage dialogen videre med partneren.
Hvad skal du skrive?
Du behøver ikke skrive en lang formel klage. En kort og præcis beskrivelse er ofte langt mere nyttig.
Fortæl gerne:
- hvad der konkret er sket
- dato eller tidspunkt, hvis det er relevant
- hvor længe problemet har stået på
- hvem du allerede har talt med
- hvilket svar eller hvilken løsning du har fået
- hvad du fortsat har brug for hjælp til
Beskriv fakta frem for kun din konklusion
Hvis du eksempelvis skriver, at "boligen er uacceptabel", er det svært at vide, hvad der konkret skal undersøges. Beskriv i stedet problemet: mangler der vand, virker en lås ikke, er der en skade på værelset, eller er noget væsentligt anderledes end den information, du havde fået?
Det samme gælder på projektet. Hvis du oplever, at du "ikke har noget at lave", så beskriv hvilke aktiviteter du faktisk har deltaget i, hvor længe situationen har stået på, og hvad koordinatoren har sagt om den aktuelle plan.
Dokumentation kan være nyttig
Ved et konkret praktisk problem kan et billede, en relevant besked eller andre oplysninger nogle gange gøre situationen lettere at forstå. Gem derfor relevant dokumentation, hvis det giver mening.
Tag samtidig hensyn til privatliv og fortrolighed. Du skal ikke fotografere patienter, børn, andre sårbare personer, fortrolige dokumenter eller private situationer for at dokumentere et problem.
Vent ikke til hjemkomsten
Hvis du har brug for, at noget ændres under opholdet, skal problemet meldes, mens opholdet stadig er i gang. Det giver partneren mulighed for at se forholdene selv, tale med de involverede og forsøge at rette op på situationen.
VITA kan tilsvarende langt bedre hjælpe med dialogen, når vi får besked, mens der stadig er mulighed for at undersøge og afhjælpe problemet.
Ved akut fare skal du handle med det samme
Denne fremgangsmåde gælder almindelige problemer under opholdet. Hvis der er akut fare, alvorlig sygdom, en alvorlig ulykke eller en anden nødsituation, skal du først søge den nødvendige lokale hjælp og følge nødprocedurerne for din destination.
Informér den lokale koordinator og VITA, så snart situationen tillader det.
VITAs rolle er at hjælpe med dialogen
VITA overtager ikke den lokale partners daglige drift, men vi kan hjælpe med at få situationen belyst, kommunikere med partneren og undersøge mulige løsninger.
Det er derfor vigtigt, at vi får en tydelig beskrivelse af problemet og ved, hvad der allerede er blevet forsøgt lokalt.
Kontakt og programoplysninger
Hav dine oplysninger ved hånden
Du finder de konkrete oplysninger til dit program og din lokale kontakt i dit dashboard eller din landeguide.
Du kan også læse VITAs fremgangsmåde og vilkår .