Hvordan afbestiller jeg?
Afbestilling før programstart
Kontakt VITA skriftligt så hurtigt som muligt
Hvis du ikke længere kan eller ønsker at gennemføre dit planlagte ophold, skal du meddele din afbestilling skriftligt til VITA.
Skriv tydeligt, hvilket program du afbestiller, din planlagte startdato og gerne årsagen til afbestillingen, hvis den er relevant for behandlingen af din sag.
Jo tidligere vi modtager besked, desto hurtigere kan vi informere den lokale partner og stoppe de forberedelser, som stadig kan stoppes.
En tilmelding sætter en planlægning i gang
Når dit program er blevet bekræftet, begynder både VITA og den lokale partner at forberede dit ophold. Afhængigt af programmet kan der blandt andet blive reserveret plads, indkvartering, undervisning, lokal koordinering eller andre ydelser.
Det gælder både frivilligt arbejde, studiepraktik og sprogophold. Din tilmelding er derfor ikke blot en uforpligtende reservation, men et konkret engagement i et program, som andre begynder at planlægge ud fra.
Derfor er tidspunktet for din afbestilling vigtigt, og en afbestilling betyder ikke nødvendigvis, at alle allerede afholdte eller reserverede omkostninger kan annulleres.
Hvad skal jeg skrive?
Din besked behøver ikke være lang. Oplys som minimum:
- dit navn
- destination og program
- din planlagte startdato
- at du ønsker at afbestille din deltagelse
Hvis afbestillingen skyldes eksempelvis alvorlig sygdom, ulykke eller en anden væsentlig og uforudsigelig hændelse, så fortæl os det og oplys, om du har relevant dokumentation. Det kan have betydning for, hvilke muligheder der kan undersøges med partneren eller din forsikring.
Hvis programmet allerede er startet
Når programmet først er begyndt, er der ikke længere tale om en almindelig afbestilling.
Hvis du selv vælger at stoppe og rejse før den aftalte slutdato, betragtes det som en afbrydelse af et igangværende ophold på dit initiativ.
Hvis ønsket om at stoppe skyldes et problem på destinationen, skal du derfor først kontakte den lokale koordinator og give partneren mulighed for at undersøge situationen. Hvis problemet ikke bliver håndteret tilfredsstillende, skal VITA kontaktes hurtigst muligt.
Hvad sker der med det, jeg allerede har betalt?
Det afhænger af tidspunktet for afbestillingen, hvilke ydelser der allerede er leveret, hvilke omkostninger der er afholdt eller reserveret, og den lokale partners vilkår.
En del af betalingen kan allerede være anvendt eller disponeret til eksempelvis lokal administration, indkvartering, programreservation eller andre ydelser i forbindelse med dit ophold.
De økonomiske konsekvenser vurderes derfor efter de gældende vilkår og den konkrete situation. En afbestilling er ikke i sig selv det samme som en anmodning, der automatisk udløser tilbagebetaling af alle indbetalte beløb.
Måske behøver du ikke afbestille
Hvis problemet er dine datoer eller andre praktiske ændringer, så kontakt VITA, før du afbestiller hele opholdet.
I nogle situationer kan vi undersøge muligheden for eksempelvis en ny startdato, en udsættelse eller en anden tilpasning. Det afhænger af partnerens kapacitet, programmets regler og de omkostninger, der allerede er afholdt.
Husk også dine egne reservationer
En afbestilling hos VITA annullerer ikke automatisk flybilletter, forsikring, visum, hotelreservationer eller andre aftaler, du selv har indgået med tredjeparter.
Kontakt derfor også de relevante virksomheder eller myndigheder og undersøg deres egne regler for ændring eller afbestilling.
Send din afbestilling skriftligt
Du kan finde oplysninger om dit program i dit dashboard. Når VITA har modtaget din afbestilling, kan den konkrete situation vurderes ud fra dit program, tidspunktet og de gældende vilkår.
Du kan læse de fulde regler om afbestilling, ændringer og afbrudte ophold i VITAs fremgangsmåde og vilkår .