Hvilke udgifter kan normalt ikke refunderes?
Afbestilling og tilbagebetaling
Nogle udgifter er allerede afholdt, før du rejser
Når dit ophold er bekræftet, begynder VITA og den lokale partner at forberede din deltagelse. Der kan blive reserveret plads, indkvartering, undervisning og andre lokale ydelser, og en del af arbejdet med din tilmelding er allerede udført.
Derfor betyder en afbestilling ikke automatisk, at alle indbetalte beløb kan tilbagebetales. Det afhænger blandt andet af tidspunktet for afbestillingen, hvilke ydelser der allerede er leveret, hvilke omkostninger der er afholdt eller bundet, og den lokale partners vilkår.
Udgifter, der allerede er afholdt eller reserveret
Hele eller dele af din betaling kan allerede være videreført til partneren eller knyttet til konkrete udgifter i forbindelse med dit ophold.
Det kan eksempelvis være:
- reservation af din plads på programmet eller sprogskolen
- indkvartering eller andre lokale reservationer
- lokal administration og koordinering
- lokale gebyrer og partneromkostninger
- bank-, valuta- eller andre omkostninger, der allerede er afholdt
Hvis en udgift allerede er afholdt eller ikke længere kan tilbageføres af partneren eller en anden leverandør, kan den som udgangspunkt heller ikke tilbagebetales til deltageren.
Medlemskab og depositum
VITA Tribe-medlemskabet vedrører VITAs egne ydelser, blandt andet rådgivning, onboarding, koordinering, ansøgningsproces og forberedelse før afrejse. Når disse ydelser er stillet til rådighed, anses medlemskabet som leveret.
Hvis der i forbindelse med et senere program er betalt et depositum, anvendes det blandt andet til reservation, administration og omkostninger, der opstår ved tilmeldingen. Depositummet refunderes derfor som udgangspunkt ikke.
Fly, visum, forsikring og andre eksterne udgifter
Udgifter, du selv har betalt direkte til andre virksomheder eller myndigheder, tilbagebetales ikke af VITA.
Det gælder eksempelvis:
- flybilletter og anden transport
- visum og myndighedsgebyrer
- vaccinationer
- rejse- og afbestillingsforsikring
- andre personlige eller eksterne udgifter i forbindelse med rejsen
Hvis du ønsker at få en sådan udgift erstattet, skal du kontakte den virksomhed, myndighed eller forsikring, du har indgået aftalen med, og undersøge deres egne betingelser.
Når programmet allerede er startet
Når dit program er begyndt, er opholdet og de tilknyttede ydelser allerede sat i gang. Hvis du selv vælger at stoppe før den aftalte slutdato, betragtes det som en afbrydelse af et igangværende ophold.
Udgifter, der opstår som følge af en tidligere hjemrejse – eksempelvis ændring af fly, alternativ indkvartering, ekstra transport eller andre praktiske omkostninger – er som udgangspunkt deltagerens eget ansvar.
Hvis den tidligere hjemrejse skyldes sygdom, ulykke eller en anden hændelse, som kan være dækket af din forsikring, skal du kontakte forsikringsselskabet hurtigst muligt.
Hvis du ikke kan rejse eller må rejse hjem på grund af sygdom eller ulykke
Hvis du bliver nødt til at afbestille før afrejse eller afbryde opholdet på grund af eksempelvis sygdom, ulykke eller en anden alvorlig personlig hændelse, kan din rejse- eller afbestillingsforsikring være relevant.
Det er forsikringsselskabet, der vurderer, om årsagen er dækket, og hvilke udgifter der eventuelt kan erstattes. Det afhænger af din konkrete police, forsikringens betingelser og den dokumentation, du kan fremlægge.
Forsikringsselskabet kan eksempelvis bede om:
- lægeerklæring eller anden relevant dokumentation
- fakturaer og betalingsdokumentation
- bekræftelse på afbestilling eller afbrudt ophold
- dokumentation for ændring eller køb af nye flybilletter
- andre bilag, som kræves efter forsikringsbetingelserne
Gem derfor fakturaer, kvitteringer og anden relevant dokumentation. VITA kan levere den dokumentation om dit program og dine betalinger, som vi er i besiddelse af, når det er relevant for din forsikringssag.
Forsikringen afgør, hvad den dækker
VITA kan ikke afgøre, om en sygdom, ulykke eller anden hændelse giver ret til erstatning fra din forsikring.
Kontakt derfor forsikringsselskabet så tidligt som muligt, anmeld hændelsen og følg deres procedure. Nogle forsikringer kræver, at de kontaktes, før du ændrer en rejse eller arrangerer en tidligere hjemrejse, medmindre situationen er akut.
En eventuel udbetaling sker efter forsikringsselskabets egne betingelser og på baggrund af de fakturaer og øvrige bilag, de kræver.
Hvad hvis jeg afbestiller før programstart?
Afbestillinger før programstart vurderes konkret. Hvor meget der eventuelt kan tilbagebetales, afhænger blandt andet af, hvor tæt på startdatoen du afbestiller, hvilke omkostninger der allerede er afholdt eller ikke kan tilbageføres, og den lokale partners vilkår.
Kontakt derfor VITA skriftligt så tidligt som muligt, hvis du ved, at du ikke kan gennemføre dit ophold.
Se de fulde betingelser
De præcise regler afhænger af din tilmelding, tidspunktet for en eventuel afbestilling eller afbrydelse og de gældende betingelser.